01Verwerkingsverantwoordelijke
SOSO Support B.V., handelend onder de naam SOSO Hosting
Puntweg 18 J, 3208 LD Spijkenisse
KvK 72854758 · btw NL859261554B01
info@sosohosting.nl · +31 88 373 89 00
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; voor privacyvragen kunt u terecht op bovenstaand e-mailadres.
02Welke gegevens wij verwerken
Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij:
- Klant- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer.
- Accountgegevens: inloggegevens voor het klantportaal (wachtwoorden versleuteld), instellingen en voorkeuren.
- Financiële gegevens: facturen, betaalstatus en, bij incasso, uw IBAN. Kaartgegevens verwerken wij niet zelf; die gaan rechtstreeks naar de betaaldienstverlener.
- Domein- en dienstgegevens: domeinnamen, DNS-instellingen, houdergegevens die de registry vereist.
- Supportgegevens: inhoud van tickets, e-mails, chat- en telefooncontact, inclusief bijlagen die u meestuurt.
- Technische gegevens: IP-adressen, logbestanden van servers, portaal en beveiligingssystemen.
03Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor de doeleinden hieronder en op de daarbij genoemde grondslag uit artikel 6 AVG.
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Leveren van hosting, domeinen, e-mail en Microsoft 365 | Klant-, account-, domein- en dienstgegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Klant- en financiële gegevens | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) |
| Support en communicatie over uw diensten | Contact- en supportgegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beveiliging, misbruikpreventie en storingsanalyse | Technische gegevens, logbestanden | Gerechtvaardigd belang (veilig en stabiel platform) |
| Beantwoorden van vragen via het contactformulier | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van uw bericht | Gerechtvaardigd belang; op uw verzoek |
| Serviceberichten over onderhoud en incidenten | E-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst |
| Commerciële e-mail aan bestaande klanten | E-mailadres | Gerechtvaardigd belang; u kunt zich altijd afmelden |
04Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dat voorschrijft.
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Klant- en accountgegevens | Gedurende de overeenkomst en daarna tot maximaal 2 jaar, tenzij een langere wettelijke termijn geldt |
| Facturen en administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Supporttickets en correspondentie | Gedurende de overeenkomst en daarna tot maximaal 2 jaar |
| Server- en beveiligingslogs | In beginsel maximaal 12 maanden, korter waar mogelijk |
| Back-ups van klantdata | Volgens de retentie van uw pakket (tot 30 dagen); daarna automatisch overschreven |
| Contactformulier zonder vervolgrelatie | Maximaal 12 maanden na afhandeling |
Exacte termijnen kunnen per dienst afwijken; ze worden in de definitieve versie van deze verklaring vastgesteld.
05Ontvangers en subverwerkers
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, met partijen die aan vergelijkbare eisen zijn gebonden:
- Datacenterexploitanten in Nederland (fysieke hosting van onze infrastructuur).
- Registries en registrars voor domeinregistratie (onder meer SIDN voor .nl), die houdergegevens vereisen.
- Microsoft, voor de levering van Microsoft 365-licenties en -diensten.
- Betaaldienstverleners voor de afhandeling van betalingen.
- Leveranciers van ons facturatie- en ticketsysteem en beveiligingssoftware.
Onze hostingdiensten draaien in Nederland. Waar een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen zoals de EU-standaardcontractbepalingen. Een actuele lijst van subverwerkers maakt deel uit van de verwerkersovereenkomst.
06Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde back-ups, toegang op basis van rollen en meervoudige verificatie voor beheerders, logging en monitoring, en fysiek beveiligde datacenters. Meer over onze infrastructuur leest u op de pagina's over datacenters en netwerk.
08Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Toestemming die u heeft gegeven, kunt u altijd intrekken.
Een verzoek stuurt u naar info@sosohosting.nl. Wij reageren binnen één maand en kunnen u vragen zich te identificeren. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
09Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij klanten per e-mail.